Das Thema Digitalisierung gewinnt auch bei der Stadt Aichtal zunehmend an Bedeutung. Es geht darum Zeit, Ressourcen und letztlich auch Kosten zu sparen. Im zurückliegenden Jahr wurden dazu etliche Projekte auf den Weg gebracht, die der Verwaltung, aber auch den Bürgerinnen und Bürgern Vorteile bringen. Einige Neuerungen können bereits genutzt werden, andere werden im Lauf des Jahres fertiggestellt. 

 

Ganz papierfrei geht es im Personalamt nicht 

„Da ist vieles in Bewegung“, sagt Beatrice Hoehne von der Stabstelle Digitalisierung und Projektmanagement. Als erstes Beispiel nennt sie das Personalamt. „Da sind wir 2025 in das Projekt ‘Digitalisierung der Personalakten‘ gestartet.“ Altakten werden eingescannt, neue Akten gleich elektronisch angelegt. Auch wenn es aufgrund gesetzlicher Vorschriften in der Verwaltung nie „ganz papierfrei“ gehen wird: Spätestens Ende 2026 dürften sämtliche Personalakten digital geführt werden. Das erleichtert den Zugriff auf Informationen. Und mittelfristig ermöglicht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verstärkt auch die Arbeit im Home-Office und damit eine flexiblere Arbeitszeitgestaltung. 

 

Bewerbungsunterlagen digital einreichen

In Kürze freigeschaltet wird das sogenannte Bewerbermanagement-Tool. Es erleichtert bei Stellenausschreibungen und Bewerbungen die Kommunikation und ermöglicht es Interessenten, Bewerbungsunterlagen digital einzureichen. Nach Einschätzung der Verwaltung wird das für beide Seiten Verbesserungen bringen.  Verbesserungen vor allem der internen Prozesse erwartet auch die Kämmerei, die im Herbst mit dem Vorhaben „digitaler Rechnungseingangsworkflow“ begonnen hat. Es verspricht optimierte Abläufe und kürzere Bearbeitungszeiten. Im zweiten Quartal 2026 soll das Projekt umgesetzt sein. 

 

Die KI hält nach und nach Einzug 

Einige Beschäftigte der Verwaltung haben bereits umfangreiche KI-Schulungen hinter sich, weitere Kolleginnen und Kollegen werden folgen. Denn die Künstliche Intelligenz wird auch im Aichtaler Rathaus zunehmend zum Einsatz kommen. Umso mehr muss ein sicherer, transparenter und verantwortungsvoller Umgang mit KI gewährleistet sein, wie dies auch die Europäische Union im EU AI Act fordert. 

So wird den Mitarbeitenden in Kürze ein eigenes „Stadt-GPT“ zur Verfügung stehen. Damit können Texte generiert, Anfragen schneller beantwortet, der Verwaltungsalltag insgesamt beschleunigt werden. Auch beim E-Mail-Programm wird es Unterstützung durch KI geben. Doch auch wenn die KI – etwa bei komplexen Anfragen – Hilfestellung bietet: Die Ergebnisse und Antworten werden letztlich immer noch von Menschen geprüft und verantwortet.           

 

Chat-Assistent hilft bei Fragen aller Art 

Einen Chat-Assistenten gibt es inzwischen aber auch für die Bürgerinnen und Bürger: Auf der Website der Stadt bietet seit Mitte Dezember das „AIchhörnchen“ seine Dienste an. Wenn es angeklickt wird, beantwortet es schnell und detailliert Fragen aller Art: Wann wird der Müll abgefahren? Was muss ich tun, wenn ich meinen Wohnsitz wechsle? Wie bekomme ich meinen neuen Reisepass? Welche Schulen gibt es in Aichtal? Der Chatassistent bietet seine Hilfe aber auch bei der Vereinbarung von Terminen an. 

In Arbeit, aber noch nicht freigeschaltet ist Locaboo, das neue Hallenbelegungs-Tool. Wenn es im Lauf der nächsten Monate in Betrieb geht, können Vereine und einzelne Bürger digital anfragen, ob und wann Hallen frei sind. Sie können Räume anmieten und sehen sofort, welche Kosten anfallen. Und sie können weitere Leistungen zubuchen, etwa wenn sie für ihre Veranstaltung auch die Küche benötigen. 

 

Die Heirat online vorbereiten 

Sich online das Ja-Wort geben – so weit ist es in Aichtal noch nicht. Das geschieht doch noch persönlich vor der Standesbeamtin oder dem Bürgermeister. Aber das Standesamt bietet seit Kurzem die Möglichkeit, die Eheschließung online anzumelden, alle notwendigen Unterlagen digital einzureichen, Urkunden zu beantragen oder nachzubestellen. Auch das elektronische Bezahlen ist möglich. Erforderlich ist ein Bund-ID-Konto sowie die Online-Funktion des Personalausweises. 

 

Neues Elternportal im Kita-Bereich 

Schließlich gab es im vorigen Jahr auch für die Familien mit kleinen Kindern eine wichtige Veränderung: Im Bereich Frühkindliche Bildung wurde das neue Elternportal freigeschaltet. Eltern können dort ein Profil anlegen, das Kind anmelden und Wünsche in Sachen Kita hinterlegen. Die Daten werden direkt an das System gemeldet und können nach der Prüfung unkompliziert in die Datenbank übertragen und schneller bearbeitet werden. Die Eltern wiederum können den Stand der Bearbeitung jederzeit einsehen. Nicht zuletzt sind die Daten korrekt im System: Fehler, wie sie früher beim Abschreiben handschriftlicher Anmeldungen passieren konnten, scheiden aus. Das System bietet also allen Seiten Vorteile.